Hvad koster en AI-workshop? Sådan er prisen skruet sammen

Hvad koster en AI-workshop?

Der findes ikke én pris på en AI-workshop, og enhver, der nævner et tal uden først at have spurgt om jeres opgaver, gætter. Prisen afhænger af fire ting: hvor mange der skal deltage, hvor lang tid I sætter af, hvor meget forberedelse der ligger før dagen, og hvad I skal have med hjem bagefter. Til gengæld kan I selv regne den samlede udgift ud, før I beder om et tilbud - for den største post er sjældent fakturaen.

Herunder gennemgår vi, hvad der driver prisen op og ned, den udgift de fleste glemmer at regne med, hvad I som minimum bør få for pengene, og hvornår en workshop er det forkerte køb.

Hvorfor vi ikke lægger en prisliste ud

Vi kunne skrive "fra 25.000 kroner" og se konkrete ud. Vi lader være, fordi tallet ville være misvisende.

To virksomheder med 20 ansatte kan have vidt forskellige behov. Den ene skal have ledergruppen samlet en formiddag for at blive enige om, hvor de skal starte. Den anden skal have tre afdelinger igennem, hvor øvelserne bygger på deres egne sager, og hvor der skal være en konkret plan på bordet bagefter. Samme ord på fakturaen, to meget forskellige opgaver.

Det, I til gengæld kan få, er et fast tilbud på en afgrænset dag. Det kræver bare, at nogen har spurgt om jeres opgaver først. Når vi holder AI workshop for virksomheder, er det derfor altid en kort samtale om, hvad I laver, der kommer før prisen - ikke omvendt.

De fire ting, der afgør prisen

• Antal deltagere og hold. Prisen følger antallet af dage, ikke antallet af hoveder. Otte personer fra samme afdeling er én dag. 50 personer, der skal fordeles på hold, så butikken kan passes imens, er flere dage.
• Længden. En formiddag, en hel dag eller to dage. En formiddag rækker til at skabe overblik og vælge en retning. En hel dag rækker også til, at folk selv prøver det. To dage giver tid til at komme fra idé til en plan, der kan afleveres.
• Forberedelsen. Et standardprogram kan køres fra hylden. Skal øvelserne bygge på jeres egne mails, jeres egne skabeloner og jeres egne arbejdsgange, kræver det arbejde inden dagen. Den forberedelse koster, og den er som regel det, der afgør, om dagen kan mærkes en måned efter.
• Det, I får med hjem. En dag med gode samtaler er én ting. En dokumenteret liste over jeres gentagne opgaver, et filter lagt ned over dem og en prioriteret plan er noget andet. Det sidste kræver, at nogen skriver det sammen bagefter.

Oveni kommer det praktiske: om det holdes hos jer, hos os eller online, og om der skal være materiale eller korte videoer, folk kan vende tilbage til.

Den udgift de fleste glemmer

Her er regnestykket, der sjældent står i tilbuddet. Tag antallet af deltagere, gang med antallet af timer, og gang med jeres egen interne timepris. Tolv personer en hel dag er omkring 90 timers arbejdstid, der ikke bliver lavet noget andet i.

For de fleste SMV'er er det tal større end selve honoraret. Det er ikke et argument for at springe workshoppen over - en dag, hvor hele huset bliver enige om, hvor AI skal bruges, kan være den billigste dag på hele projektet. Men det er et stærkt argument for at stille krav til, hvad dagen skal munde ud i. Når I selv lægger 90 timer på bordet, er det rimeligt at forlange mere end inspiration.

Det er også den rigtige måde at vurdere tilbud på. Et billigt tilbud, der sender folk hjem uden en plan, er dyrere end et dyrere tilbud, der gør det. Forskellen mellem de to priser er typisk lille sammenlignet med de timer, I selv lægger i den.

Hvad I bør få for pengene

Bed om at se programmet, inden I skriver under, og se efter de her fem ting:

1. En liste over jeres gentagne opgaver. Skrevet ned på dagen, med et skøn på hvor mange timer hver opgave tager om måneden. Uden den liste er resten gæt.
2. Et filter, I selv kan bruge igen. Hvor ofte sker opgaven, hvor ensartet er den, og hvad koster et forkert svar. Tre spørgsmål, der sorterer de fleste idéer fra på to minutter.
3. Én valgt førsteopgave. Ikke fem spændende muligheder. Én, som nogen i huset har sat sit navn på.
4. De forkastede idéer, med begrundelse. Det er dem, I ellers tager op igen om et halvt år og bruger tid på forfra.
5. En note om data. Hvad må skrives ind i et AI-værktøj, hvad skal blive i huset, og hvem spørger man. Det tager 20 minutter på dagen og forebygger meget.

Mangler punkt 1 og 3, har I købt et foredrag. Det kan være helt fint, men det bør ikke koste det samme. Vi har skrevet om forskellen i AI-foredrag: hvad får I ud af det, og hvordan en workshopdag konkret ser ud for en webshop i AI-workshop for webshops.

Hvornår er en workshop det forkerte køb?

Tre situationer, hvor I skal købe noget andet:

• I vil bare have alle introduceret. Skal 60 mennesker høre det samme én gang, er et oplæg billigere og lige så effektivt. Workshoppen giver først værdi, når deltagerne skal arbejde med deres eget.
• I ved allerede, hvad I vil bygge. Har I en konkret opgave, der gentager sig, og som alle er enige om, så brug pengene på at bygge den i stedet. Se skræddersyede AI-løsninger.
• Behovet er værktøjstræning. Skal folk lære at bruge Copilot i deres hverdag, er det undervisning, ikke afklaring. Det ligger i vores AI Academy, og vi har regnet på prisen i Copilot-kursus: hvad koster det.

Hvordan regner I ud, om det kan betale sig?

Brug den liste, dagen munder ud i. Tag den valgte førsteopgave, se hvor mange timer den tager om måneden i dag, og skøn konservativt, hvor stor en del AI realistisk overtager. Gang de sparede timer med jeres interne timepris, og hold det op mod, hvad opgaven koster at løse.

Har I brug for et pejlemærke til skønnet, findes der forskning: McKinsey finder, at virksomheder, der implementerer AI i administrative processer, i gennemsnit sparer 20-30% af arbejdstiden på de processer. Bemærk hvad tallet siger: det handler om de processer, AI overtager, ikke om hele arbejdsugen.

Selve bygningen af løsningen er en anden pris, og den har vi gennemgået i hvad koster en AI-løsning. Skal I vælge, hvilken opgave der skal være den første, er der en fremgangsmåde i sådan vælger I jeres første AI use case.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster en AI-workshop for 10 medarbejdere?

Det afhænger af længden og af, hvor meget forberedelse der skal ligge før dagen. Ti personer fra samme afdeling kan være på ét hold, og så er det prisen for den ene dag plus forberedelsen. Ring, og få et fast tal på en afgrænset dag i stedet for et spænd, der ikke passer på nogen.

Er en halv dag nok?

Til at skabe overblik og vælge en retning: ja, hvis deltagerne kommer forberedte. Skal folk også selv prøve værktøjerne og nå frem til en plan, er en hel dag mere realistisk.

Koster det ekstra, at workshoppen holdes hos os?

Som regel kun transport. Til gengæld er det nemmere at få de rigtige mennesker med, når de ikke skal rejse - og det betyder mere for udbyttet end lokalet gør.

Kan vi få prisen oplyst, før vi booker noget?

Ja. I får et fast tilbud efter en kort samtale om jeres opgaver, og den samtale koster ikke noget.

Hvad hvis dagen ikke fører til noget?

Så har I formentlig købt det forkerte format, eller programmet manglede en konkret førsteopgave. Aftal på forhånd, hvad der skal ligge på bordet bagefter. Står det skrevet ned, er det nemt at holde begge parter til det.

Næste skridt

Skal I vurdere, om en workshop er det rigtige for jer, så tag en gratis AI-afklaring. 45 minutter, ingen forpligtelse, og I skal ikke forberede noget. Vi ser på jeres opgaver og siger ærligt, om en workshop er det rigtige køb - eller om I skal bruge pengene et andet sted.

Ring til Alexander på +45 25 54 70 74, eller skriv til os via kontaktsiden.